Panduan Pengguna

Tentang Panduan Ini

Panduan ini adalah referensi lengkap untuk menggunakan Lakon HRIS. Setiap modul dijelaskan dengan tujuan, alur kerja, kolom penting, dan kesalahan umum. Pakai panduan ini sebagai buku pegangan sehari-hari, bukan hanya saat onboarding.

Urutan bab mengikuti menu samping (sidebar) di aplikasi. Tiap bab berisi satu atau lebih modul. Jika ada tombol atau kolom yang tidak Anda temukan di layar, periksa hak akses pengguna Anda. Banyak menu hanya muncul untuk role tertentu (owner, admin, atau hak akses spesifik per modul).

Lakon dibuat untuk perusahaan dengan kebutuhan HR yang nyata namun ringkas: absensi, gaji, pengajuan, dan proyek. Kalau Anda butuh sesuatu yang tidak ada di sini, kirim tiket lewat Bug Report di pojok kanan bawah.

Konsep Inti Yang Perlu Dipahami Dulu

Lakon membangun seluruh pengalaman pengguna di atas tujuh konsep. Memahami ini akan mempercepat pemakaian seluruh modul.

• Tenant adalah ruang kerja perusahaan Anda. Setiap tenant punya database karyawan, kontrak, dan transaksi sendiri. Satu akun email bisa terhubung ke beberapa tenant (jika Anda HR consultant yang melayani banyak klien).
• Karyawan adalah subjek utama di Lakon. Tiap karyawan punya satu profil di Data Utama dan satu atau lebih kontrak. Kontrak menentukan gaji, jabatan, mode kerja, dan office (lokasi absensi).
• Kontrak adalah ikatan kerja yang berlaku untuk periode tertentu. Satu karyawan hanya boleh punya satu kontrak aktif. Saat kontrak diperpanjang atau gaji berubah, buat kontrak baru, jangan ubah kontrak lama.
• Pengajuan vs Persetujuan Pengajuan adalah surat permintaan dari karyawan (cuti, sakit, izin, lembur, pengeluaran, kasbon). Persetujuan adalah inbox approver. Tiap pengajuan masuk ke alur approval yang sudah didefinisikan di Aturan.
• Komponen Gaji adalah bagian-bagian dari take home pay. Ada dua tipe: tunjangan (earning) dan potongan (deduction). Tiap komponen bisa ditandai kena PPh 21 atau tidak. Dipakai oleh Penggajian saat hitung gaji bulanan.
• Office & Geofence Tiap kantor punya koordinat dan radius. Saat karyawan clock in lewat Absen, Lakon mencocokkan lokasi GPS dengan radius office. Karyawan yang work mode-nya office wajib di dalam radius.
• Divisi Perusahaan atau unit bisnis adalah pembagi data lintas-cabang. Office, karyawan, kontrak, kasbon, dan penggajian semua bisa difilter per divisi perusahaan. Berguna untuk perusahaan dengan beberapa cabang atau lini bisnis.
• Divisi Organisasi adalah taksonomi internal jabatan (Direksi / Manajemen / Supervisor / Staf / Operator) dalam 2 level: kelompok dan golongan. Setara dengan kelompok/golongan di CoA. Tiap jabatan boleh di-tag ke salah satu kelompok atau golongan, dan org chart otomatis menampilkan kelompoknya sebagai chip pada kartu karyawan.

Alur Kerja Harian

Pengguna baru bisa menguasai Lakon dengan mengikuti urutan ini.

1. Onboarding awal: buat tenant, isi Divisi Perusahaan, Divisi Organisasi (kelompok/golongan jabatan), Office (dengan koordinat dan radius), Jabatan, dan Aturan (lembur, absensi, cuti, komponen gaji).
2. Daftarkan Karyawan: profil lengkap, NIK, kontak, status keaktifan. Undang user (kirim invite ke email) agar mereka bisa login.
3. Buat Kontrak per karyawan: jabatan, periode, gaji pokok, komponen gaji, work mode (office atau remote), office tag.
4. Karyawan absen harian lewat Absen. Sistem cek lokasi dan radius office. Manager bisa lihat absensi tim di sidebar Absen.
5. Karyawan kirim pengajuan ad hoc lewat menu Pengajuan: cuti, sakit, izin, lembur, pengeluaran, kasbon.
6. Approver review pengajuan di menu Persetujuan: approve, reject, atau minta revisi.
7. Akhir bulan, HR jalankan Penggajian: tarik kontrak + absensi + lembur + kasbon, hitung gaji, post dan bayar.
8. Cek laporan: Laporan Absen untuk kehadiran, Laba Rugi untuk keuangan, Activity Log untuk audit trail.